0

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Сроки хранения документов ИП

Особенности исчисления сроков предпринимателем

Итоги

Сроки хранения документов ИП

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается.

Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а перечнем Росархива (с 18.02.2020) в течение 5 лет.

ВАЖНО! При несовпадении сроков хранения в разных НПА нужно ориентироваться на больший.

Подробнее о нюансах применения упрощенки с базой «доходы» читайте в этой статье.

Или ИП применяет ОСНО и начисляет НДС — оформленные счета-фактуры также придется подшить в дело и хранить 5 лет. Такой срок хранения установлен новым перечнем Росархива с 18.02.2020.

Подробнее читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

  • Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Особенности исчисления сроков предпринимателем

Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, установленные Росархивом. Для книг эти сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Поскольку КУДИР открывается на год, то срок пойдет со следующего года. То есть, для книги за 2020 год он будет длиться с 01.01.2021 и по 31.12.2025.

Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 15 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).

О том, какие сроки хранения установлены для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Данная обязанность возлагается на ликвидационную комиссию, в случае добровольной ликвидации или на конкурсного управляющего в случае банкротства. При этом между указанными лицами и архивной организацией заключается договор.

Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде.

При упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.

Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

Во-первых, порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г., и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».

Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Для закрытия юридического лица необходимо будет в обязательном порядке реализовать определенный алгоритм действий.

Передача документации начинается после завершения процедуры ликвидации компании в виде внесения изменений в ЕГРЮЛ. Порядок проведения мероприятия устанавливается вышеуказанными правилами.

Договор с фондом

Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника. Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства.

Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов.

Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.

Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.

Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.

Этапы ликвидации предприятия детально рассмотрены в статье.

Последующие детали

Составление внутренней описи к делам является необязательной процедурой. Исключением является опись личных дел.

Каждое отдельное дело должно иметь в начале чистый лист, а в завершении заверитель, составленный по общепринятой форме.

Данный лист должен содержать числовое значение количества листов в деле, имеющих нумерацию. Это число должно быть указано и прописью. В нем отражаются пропущенные и литерные номера.

Заверительная надпись не может быть выполнена на оборотной стороне крайнего документа или на обложке дела.

Проведена экспертиза ценности передаваемых документов и их упорядочения, позволяет составить описи дел, требующие постоянного хранения, подготовить описи дел личного состава, которые хранятся 75 лет, описи дел, подлежащих временному хранению и акта о формировании дел для уничтожения.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает опись дел и акт о предстоящем уничтожении, проводит их согласование и утверждение.

Утилизация оформляется приемо-сдаточными накладными, содержащими информацию о дате проведения процедуры и весе бумаг

Экспертиза дел

Экспертиза ценности передаваемых для хранения документов, позволяет определить срок их хранения. Типовой перечень утвержден Росархивом 6 октября 2000 года.

Передача дел в архив при ликвидации организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Передача дел в архив при ликвидации организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Компания «Архивный Эксперт » профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации. Наш опыт в решении этих вопросов пользуется неизменно высокой популярностью наших клиентов.

Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:

  • «Основные правила работы архивов организаций»;
  • «Об архивном деле в РФ»;
  • «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
  • «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Послеликвидационная передача документов в архив

Однако следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого центра функции архивов документов по личному составу возложены на соответствующие государственные (муниципальные) архивы.

Данные услуги возмездные. Расходы лежат на учредителях (участниках) юридического лица и производятся за счет имущества или за счет средств самих участников (п. 2 ст. 62 ГК РФ). Следует помнить, что в приеме некоторых бумаг с небольшим сроком хранения государственные архивы могут и отказать.

Этапы ликвидации предприятия детально рассмотрены в статье. Последующие детали Опись Составление внутренней описи к делам является необязательной процедурой.

Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами.

Передача документов ликвидируемого ООО в архив

Если у организации нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, следует передать бумаги в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Они созданы в некоторых субъектах Российской Федерации. Например, в Москве подобные архивы действуют на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 N 81 «О создании архивов административных округов».

Кроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения.

В любом случае если нет достоверных сведений, то вам придется подтверждать размер заработка косвенными доказательствами. Суд окажет вам в этом необходимую помощь. Например, по запросу суда возможно произвести анализ документов, связанных с исчислением обязательных взносов в Пенсионный фонд РФ за указанный период, или выявить сведения об уплате организацией налогов (в том числе подоходного налога).

Стоимость архивной обработки документов зависит от их вида и срока хранения. Как правило, выделяют документы временного хранения (до 5 лет), например финансовые документы и долговременного срока хранения (75 лет), например дела по личному составу.

Какие документы передаются в архив при ликвидации организации

НА № 12‘2010Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Кроме того, в соответствии со ст. 264 Гражданского процессуального кодекса РФ суд устанавливает любые факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан (в вашем случае — пенсионных прав). Если организация действительно была ликвидирована в установленном порядке, то она обязана была передать наиболее важные документы в архив. Можно попробовать уточнить, как, когда и кто осуществлял ликвидацию организации, чтобы выяснить вопрос о местонахождении документов. Возможно, что их отдали правопреемнику или документы были взяты на хранение в вышестоящую структуру.

И у многих компаний бывают оригинальные требования к сдаваемым материалам. Если какой-либо пункт будет пропущен или выполнен неправильно, весь массив придется обрабатывать заново.

Архивисту, бухгалтеру, кадровику

В случае официальной ликвидации юридического лица, а также при смене юридического адреса на другой субъект РФ, смене собственника — в обязательном порядке передаются на государственное хранение документы по личному составу. Эти документы имеют особую ценность для государства, так как на их основании рассчитывается трудовая пенсия сотрудников, работавших на ликвидируемом предприятии.

При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива.

Важная и полезная информация в статье: «Где найти архив после ликвидации организации». В статье рассмотрена тематика с различных точек зрения, что позволяет сделать верные выводы. По всем вопросам вы можете обратиться к нашему дежурному специалисту.

При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение в государственный архив. Это требование не обсуждается ни для коммерческих, ни для государственных организаций. Неважно, работала ли ваша фирма ради процветания российского государства или сугубо на благо частных лиц: часть документов непременно окажутся в распоряжении государственного или муниципального архива.

Ответ: К сожалению, ситуация, описанная вами, типична. Именно в период 1986 по 1995 гг. документы о стаже и заработке работников чаще всего не доходили до архива. Необходимо с горечью признать, что к настоящему времени ситуация с сохранностью документов тоже обстоит не лучшим образом, особенно в коммерческих организациях.

По требованию архивного хранилища фирма должна передать пакет необходимых бумаг, к примеру, оригиналы учредительных документов, включая устав.

Исключением является опись личных дел. Каждое отдельное дело должно иметь в начале чистый лист, а в завершении заверитель, составленный по общепринятой форме. Данный лист должен содержать числовое значение количества листов в деле, имеющих нумерацию.

Например, коллективные договоры, личные дела руководителей организации, списки членов руководящих и исполнительных органов организации должны храниться постоянно.

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т.д. и т.п.

При ликвидации или «банкротстве» компании необходимо передавать документы в государственный архив. Если хотите понять, как подготовить документы так, чтобы угодить работникам архива с первого раза, читайте нашу статью.

Большинство государственных архивов оказывают услуги по упорядочению документов. Узнайте в архиве, в который планируете передавать документы, стоимость услуги и как долго будут обрабатываться документы. Если очередь на архивную обработку расписана на несколько месяцев вперед, а ждать некогда, поинтересуйтесь у работников архива, не согласятся ли они подготовить ваши документы по договору подряда, например. Не хотят? Тогда справимся сами: тут ничего сложного.

Собираем документы для передачи в архив:
— документы о создании предприятия (решение о создании, все редакции Устава с изменениями и дополнениями, учредительный договор, копия свидетельства о государственной регистрации);

— документы о ликвидации предприятия: протокол собрания учредителей / решение учредителя, ликвидационный баланс;

— годовые бухгалтерские балансы и пояснительные записки к ним;

— годовые статистические отчёты по основным направлениям деятельности (кроме форм «1-страхование (Белгосстрах)» и «4-фонд (Минтруда и соцзащиты)»);

— протоколы собраний учредителей или решения учредителя;

— приказы по основной деятельности;

— приказы по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, длительных (больше месяца) командировках за пределы Республики Беларусь, премировании, предоставлении отпусков по уходу за ребенком, об изменении должностных окладов, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, установлении надбавок, об изменении фамилий);

— лицевые счета по заработной плате / расчетные листки по начислению заработной платы / расчетные ведомости по зарплате / книга по начислению заработной платы;

— личные карточки уволенных работников (должны быть оформлены полностью);

— личные дела уволенных работников;

— невостребованные трудовые книжки (только заполненные).

Документы, скорее всего, будут перепутаны. Статистические отчеты часто хранят вместе с бухгалтерскими отчетами, личные карточки — в личных делах. Разделяем все по приведенной выше схеме.

Теперь раскладываем документы по годам. Личные дела пока не трогаем! Приказы за 2017-й год помещаем в одну папку, за 2018-й — в другую и т. д.

Раскладываем документы внутри папок. Ранние должны оказаться в начале дел, поздние — в конце. Т. е. с приказа от 01.01.2017 № 1 дело должно начинаться, а приказом от 31.12.2017 № 99 — заканчиваться.

Лицевые счета систематизируем по алфавиту: Авоськин, Бураков, , Юхнович, Ярошкин.

Простым карандашом. В правом верхнем углу. От руки. Увлекательнейшее занятие. Лучше под музыку или сериал☺.

В конце каждого дела подкладываем лист-заверитель. Он выглядит так:

Внутри личных дел документы раскладываем в следующем порядке: дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании (аттестаты, дипломы, свидетельства, сертификаты и др.), заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу. Дальше — по хронологии. Последним документом в личном деле должна быть копия приказа об увольнении. Если ее нет — найдите оригинал, сделайте копию и вложите в дело.

Копии приказов о предоставлении трудовых отпусков, паспортов, трудовых книжек, военных билетов и т. п. можно выбросить. Хотя среди матёрых белорусских архивистов бытует мнение, что лучше так не делать: «Раз кадровик положил, значит надо». Тут на ваше усмотрение. Мы выкидываем…

Листы личных дел нумеруются также, как и в остальных делах: простым карандашом. В правом верхнем углу. От руки.

Не забываем о листах-заверителях.

Теперь нужно составить внутреннюю опись личного дела. По идее, её должен заполнять работник, ответственный закадровое делопроизводство. Но чаще всего кадровики бросают это занятие на внесении данных о документах, которые оформляются при приеме на работу. Дальше — пусто. В опись могут быть внесены данные о документах, которых в деле быть не должно (копии паспортов, военных билетов и т. п.). Придется вносить дополнительные данные и делать отметки о документах, которые вы решили выбросить. Оно вам надо? Если нет, то перечеркиваем имеющуюся внутреннюю опись, помещаем ее в конец личного дела и составляем новую. Поверьте, так будет быстрее.

Внутренняя опись личного дела выглядит так:

Как происходит сдача документов в архив при ликвидации

Процедура передачи документов в архив является актуальной для любой организации, вне зависимости от вида ее собственности, направлений хозяйствования и стадии, на которой она находится.

Документы, которые создаются в процессе предпринимательства, накапливаются. Даже в том случае, если они уже исполнены и не могут отразиться на дальнейшей деятельности компании, их необходимо хранить. Некоторая документация хранится на протяжении долгого периода времени, а другая краткосрочно.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Среди основных случаев передачи документов компании в архив, можно отметить ее ликвидацию, реорганизацию или отсутствие места для хранения.

Законодательством определена обязательность передачи в архив той документации, которая имеется у ликвидируемого предприятия.

Организация процесса архивирования может быть проведена как силами самого ликвидируемого предприятия, так и путем привлечения сторонних компаний.

Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения. Порядок хранения переданной архивной документации определяется ФЗ «Об архивном деле. Обязанность по передачи дел в архив возлагается как на государственные предприятия, так и на организации, созданные на основе частных финансовых вложений.

Поводом для передачи документации служит возможность возникновения потребности в поднятии какого-либо документа, имеющего место во время функционирования ликвидированного предприятия.

Причиной тому может стать утрата трудовой книжки бывшим сотрудником и возникшая у него необходимость восстановления информационных данных, которые были в ней зафиксированы. Только путем обращения в архив работник сможет получить документы, подтверждающие факт его трудоустройства, начисление и выплату заработной платы.

Потребность в доступе к информации ликвидированного предприятия может возникнуть и у его руководящего состава. Поводом такой необходимости может стать наличие спорных вопросов, возникших по вопросу погашения кредиторской задолженности.

Бухгалтерская документация, касающаяся данного вопроса, а также выплаты платежей в налоговые органы и внебюджетные фонды, в обязательном порядке передается в архив и хранится там.

Итоги

Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки. Если ИП получил убыток и переносит его, учитывая в последующих периодах при расчете налога, нормативно установленный срок хранения документов, обосновывающий величину убытка, удлиняется на период его переноса.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *