0

Р 50-81-88 Рекомендации. Порядок передачи документации

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТАЦИИ

Р 50-81-88

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

Москва

РЕКОМЕНДАЦИИ

РЕКОМЕНДАЦИИ

Порядок передачи документации

Р 50-81-88

Дата введения 01.07.89

Настоящие рекомендации устанавливают порядок передачи с одного предприятия или организации (далее — предприятия) на другое подлинников, дубликатов и учтенных копий конструкторских и технологических документов (далее — документов) изделий народнохозяйственного назначения всех отраслей промышленности.

Рекомендации не распространяются на порядок передачи документов изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны СССР, а также на эксплуатационную и ремонтную документацию изделий народнохозяйственного назначения, поставляемых Министерству обороны СССР.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Передачу документации предприятием другому предприятию проводят в виде полного комплекта документации изделия или отдельных составных частей этого комплекта.

1.2. Документация, как правило, передается в следующих случаях:

для изготовления опытного образца изделия;

для освоения изделия на другом предприятии;

для применения документации изделия или его составных частей в изделиях, разрабатываемых другим предприятием;

для применения технологической документации при изготовлении других изделий.

1.3. Основанием для передачи документации может служить:

решение министерства (ведомства), объединения;

совместное решение министерств (ведомств), объединений;

договор между предприятиями;

запрос о передаче дубликатов и (или) копий.

1.4. Решение или договор может содержать:

номенклатуру и комплектность документации, стадию разработки, на которой должна передаваться документация, вид передаваемой документации (подлинники, дубликаты или копии), необходимость соответствующей корректировки документации до ее передачи, а также необходимость передачи актов и протоколов испытаний, документов экспертизы по метрологическому обеспечению изделия и т.п.

Одновременно в решении оговаривают целесообразность создания комиссии для проверки передаваемой документации.

Комиссия должна проверить:

комплектность и соответствие документации требованиям ЕСКД и ЕСТД;

физическое состояние подлинников документации и пригодность их для размножения и репрографической обработки;

полноту внесения изменений в подлинники документации.

1.5. Передачу подлинников документации на продукцию, предназначенную для серийного и массового производства, проводят по решению министерств (ведомств), объединений.

1.6. При большом количестве передаваемой документации рекомендуется составлять план-график, в котором следует указывать вид и номенклатуру передаваемой документации, сроки ее корректировки и передачи и ответственных исполнителей.

План-график составляется предприятием, передающим документацию, согласовывается с предприятием, принимающим ее, и утверждается руководителями этих предприятий.

1.7. В передаваемые документы должны быть внесены все необходимые изменения в соответствии с ГОСТ 2.503-74.

1.8. Документы, на которые имеются ссылки в передаваемой документации (за исключением документов, перечисленных в п. 1.9), передают при передаче документации.

1.9. При передаче документации государственные, отраслевые и республиканские стандарты, а также технические условия, прошедшие государственную регистрацию, на которые имеются ссылки в передаваемой документации, не передают.

Акт приема-передачи проектной документации

г. ________________ «__» __________ 20__г.

_________________________________________________, именуемое в дальнейшем

(наименование предприятия, организации)

«Исполнитель», в лице __________________________________________________,

(должность, фамилия, имя, отчество)

действующего на основании ______________________________________________,

(устава, положения, доверенности)

с одной стороны и ______________________________________________________,

(сведения о заказчике)

именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, а вместе именуемые

«Стороны», подписали настоящий акт о нижеследующем:

1. Исполнитель передает, а Заказчик принимает проектную

документацию, выполненную по договору подряда N ______ от «__» __________

20__ г., которая включает в себя: ______________________________________.

(описание проектной документации)

2. Проектная документация выполнена в полном объеме и в

установленные сроки в соответствии с условиями договора и заданием на

проектирование.

3. Стоимость работ по выполнению проектной документации составляет

__________(____________________________________________) рублей.

(цифрами и прописью)

4. Заказчик не имеет претензий к Исполнителю по содержанию

проектной документации.

5. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой

из Сторон.

6. Подписи Сторон:

2. ПЕРЕДАЧА ПОДЛИННИКОВ

2.1. Передача подлинников документации осуществляется службой технической документации (СТД) предприятия, передающего эти подлинники, и СТД предприятия, принимающего их, при участии на каждом из этих предприятий представителей подразделения, выпустившего эти подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

2.2. Передачу подлинников оформляют приемо-сдаточным актом (в соответствии с приложением 1). Акт подписывают представители предприятия, передающего подлинники, и предприятия, принимающего подлинники.

2.3. Передачу подлинников производят по описи в соответствии с приложением 2, прилагаемому к приемо-сдаточному акту. В описи перечисляют все передаваемые подлинники на данное изделие.

При наличии более одной описи их нумеруют арабскими цифрами. Количество описей (кроме одной) указывают в приемосдаточном акте.

2.4. Если какие-либо подлинники документов изделия не подлежат передаче или отсутствуют на предприятии, передающем подлинники (например переданы ранее другому предприятию или не получены от разработчика этих документов), то на них составляют отдельную опись с указанием местонахождения в соответствии с приложением 3.

2.5. Передаче подлежат подлинники документов изделия, которые не применяют в документации других изделий, не подлежащей передаче.

Номенклатуру подлинников, не подлежащих передаче, устанавливает предприятие, передающее подлинники.

Взамен непередаваемых подлинников передают дубликаты или учтенные копии.

Вид передаваемого документа и количество копий должны быть согласованы с предприятием, принимающим документацию.

2.6. До передачи подлинники документов, непригодные для размножения и репрографической обработки, восстанавливают в соответствии с ГОСТ 2.501-88.

2.7. Предприятие, передающее подлинники в соответствии с требованиями ГОСТ 13.1.104-85, ставит в известность предприятие, принимающее подлинники, о том, что эти подлинники были подвергнуты репрографической обработке, и передает вместе с подлинниками сопроводительные перечни.

2.8. Предприятие, передающее подлинники, имеет право оставлять у себя дубликаты передаваемых подлинников или необходимое количество копий. При этом в карточках учета оставляемых документов делают запись в соответствии с ГОСТ 2.501-88.

2.9. Одновременно с подлинниками документации передают подлинники извещений об изменении, по которым внесены изменения.

При передаче большого количества подлинников, когда процесс передачи их занимает длительный период, вопрос с внесении изменений в подлинники по извещениям, выпущенным в период их передачи, решают по согласованию между предприятием передающим и предприятием, принимающим подлинники. В случае, когда по этим извещениям изменения вносятся предприятием, принимающим подлинники, предприятие, передающее подлинники, вместе с ними передает и подлинники извещений, по которым будут вносить изменения. Извещения об изменении передают по описи в соответствии с приложением 4.

2.10. По согласованию между предприятиями допускается передавать:

ранее аннулированные подлинники передаваемых документов в связи с их заменой на новые подлинники с тем же обозначением;

пришедшие в негодность подлинники документов, взамен которых изготовлены восстановленные подлинники;

акты приемки;

протоколы испытаний;

документы экспертизы по метрологическому обеспечению изделия и т.п.

2.11. При передаче подлинников одновременно передают сведения об учтенных абонентах и применяемости передаваемых документов.

Эти сведения, как правило, передают в виде имеющихся на предприятии, передающем подлинники, карточек учета документов (форма 2, 2а, 2б и 2в по ГОСТ 2.501-88) с внесенными в них записями на день передачи документации или путем передачи копий этих карточек. Допускается взамен карточек учета передавать описи учтенных абонентов и применяемости по каждому передаваемому подлиннику в соответствии с приложением 5 или передавать эти сведения другим путем по согласованию между предприятиями.

2.12. Предприятие, принимающее подлинники, принимает на абонентский учет предприятия, перечисленные в карточках учета документов или описи учтенных абонентов.

2.13. Предприятие, передающее подлинники, сообщает всем другим предприятиям, которые являются держателями подлинников, о необходимости постановки на абонентский учет и обеспечения предприятия, принимающего подлинники, копиями и (или) дубликатами этих документов.

Одновременно с этим предприятие, принимающее подлинники, ставится в известность о сделанных сообщениях путем высылки ему копии письма.

2.14. Предприятие, передающее подлинники, сообщает об их передаче всем предприятиям, являющимся держателями учтенных копий и (или) дубликатов передаваемых документов.

2.15. Предприятия, являющиеся держателями копий и (или) дубликатов, в месячный срок подтверждают предприятию, принимающему подлинники, о необходимости оставления на абонентском учете имеющихся у них документов.

2.16. Предприятия, получившие сообщение о передаче подлинников, проставляют на своих карточках учета документов код предприятия, которому переданы подлинники.

2.17. Если предприятие, передающее подлинники, не является разработчиком передаваемой документации, то оно сообщает о передаче подлинников также предприятию, впервые разработавшему данную документацию, независимо от наличия на последнем учтенных копий или дубликатов передаваемых документов.

2.18. Предприятие, передающее подлинники, делает в своих инвентарных книгах отметки об их передаче.

2.19. Предприятие, получившее подлинники, регистрирует их в инвентарной книге подлинников по ГОСТ 2.501-88. При этом на каждом листе полученного подлинника вычеркивают или смывают имеющиеся записи в дополнительных графах основной надписи «Инв. № подл.» и «Подпись и дата» и указывают в этих графах или над ними на поле для подшивки при отсутствии места в этих графах новый инвентарный номер и проставляют подпись и дату.

2.20. Если на предприятии, получившем подлинники документов, ранее действовали дубликаты этих документов, то эти дубликаты в месячный срок изымают из обращения.

Изъятие дубликатов проводят по ГОСТ 2.502-68.

2.21. Применение копий, ранее снятых с передаваемых подлинников, и копий, снятых с изымаемых дубликатов, решается предприятием, принимающим подлинники документов.

2.22. При аннулировании дубликатов и копий соответствующие отметки делают в. инвентарной книге и карточках учета документов.

3. ПЕРЕДАЧА КОПИЙ И ДУБЛИКАТОВ

3.1. Передача учтенных копий и дубликатов документов осуществляется только предприятием — держателем подлинников другому предприятию в виде полного комплекта этой документации или отдельных составных частей этого комплекта.

Примечание. Передача неучтенных копий заинтересованным предприятиям проводится по соглашению между предприятием — держателем подлинников этой документации и заинтересованным предприятием.

3.2. Передачу копий и (или) дубликатов во всех случаях, кроме запросов предприятия, осуществляют по пп. 2.1; 2.2 и 2.3.

3.3. В описи передаваемых копий указывают количество передаваемых экземпляров копий.

Количество экземпляров передаваемых копий согласовывают между предприятиями, передающим и принимающим документацию.

Одновременно делают соответствующие отметки в карточках учета документов.

3.4. При передаче копий и (или) дубликатов по запросам предприятий приемо-сдаточный акт и опись не составляют.

3.5. Копии документов передают как россыпью (полистно), так и сложенными на формат А4 или A3 и вложенными в папки или сброшюрованными в альбомы.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Система электронного учета, хранения и обращения конструкторских документов на промышленном предприятии машиностроительного направления

Ксения Березина, Анна Янишевская

Широкое внедрение компьютеризации в условиях научно­технического прогресса обеспечивает рост производительности труда в различных областях общественного производства. Основное внимание при этом обращается на сферы, где рост производительности труда до применения ЭВМ происходил крайне медленно.

В первую очередь это области, связанные с приложением умственного труда человека, то есть управление производством, проектирование и исследование объектов и процессов. Если производительность труда в сфере производства с начала прошлого века возросла в сотни раз, то в области проектирования — только в 1,5­2 раза.

Это обусловливает большие сроки проектирования новых объектов, что не отвечает современным потребностям развития производства и обеспечения конкурентоспособности предприятия.

Современные предприятия не смогут выжить в условиях конкуренции, если не будут выпускать новые продукты лучшего качества, по более низкой стоимости и за меньшее время.

Поэтому они стремятся использовать огромные возможности памяти компьютеров, их высокое быстродействие и удобный графический интерфейс для того, чтобы автоматизировать и объединить задачи проектирования и производства, которые раньше были весьма утомительны и никак не связаны друг с другом.

Таким образом, сокращаются время и стоимость разработки и выпуска продукта.

Для этой цели используются технологии автоматизированного проектирования (computer­aided design, CAD), автоматизированного производства (computer­aided manufacturing, САМ) и автоматизированной разработки или конструирования (computer­aided, САЕ). Чтобы понять значение систем CAD/CAM/CAE, мы должны изучить различные задачи и операции, которые приходится решать и выполнять в процессе разработки и производства продукта.

В данный момент на крупном промышленном предприятии внедрена и широко применяется система документооборота, оставшаяся со времен СССР. Движение документов, согласно этой системе, происходит по алгоритму, показанному на рис. 1.

Рис. 1. Правила учета, хранения и обращения конструкторских документов на предприятии

Утверждение и согласование конструкторских документов (КД) на предприятии

Утверждение и согласование КД осуществляется в следующем порядке:

  1. текстовые документы на изделие и бортовые приборы утверждаются главным конструктором. Утверждающая подпись размещается на титульном листе;
  2. текстовые документы на составные части изделия утверждаются главным конструктором направления;
  3. визы должностных лиц размещаются в штампе на поле для подшивки титульного листа.

Размножение, учет, хранение и обращение копий КД в отделах и цехах

Работник отдела технической документации (ОТД) для размножения КД:

  1. подбирает в архиве конструкторского бюро (КБ) подлинники или дубликаты КД, подлежащей размножению, проверяет ее комплектность и состояние;
  2. делает запись в карточке­заместителе об изъятии КД из архива с указанием количества, номеров листов и даты изъятия;
  3. при запуске в производство новой документации по извещению об изменении (ИИ) выписывает карточку учета;
  4. отмечает в карточке учета номер ИИ, по которому проводится изменение, дату оформления извещения и номера подменяемых листов, если изменение выполняется в запущенной документации;
  5. оформляет списки на выдачу КД. Количество копий КД, рассылаемых абонентам, определяется в соответствии с расцеховкой, установленной отделом главного технолога (ОГТ) в ИИ и листках запуска;
  6. оформляет наряды на размножение КД, заносит сведения в книгу регистрации нарядов и передает в светокопию КД вместе с нарядами и списками на выдачу КД под роспись работника светокопии в книге регистрации нарядов.

Сдача КД в светокопию производится в день оформления.

Все копии, принятые на хранение в подразделении, необходимо учитывать в карточке учета копий.

Учет выдачи и возврата копий КД оформляется по карточкам­заместителям.

При возврате абонентом копий архивариус должен проверить состояние копий, наличие листов, зачеркнуть запись в карточке­заместителе, расписаться за возврат и поставить дату в графе «Отметка о возврате».

Рабочие копии аннулированных и замененных КД должны быть своевременно изъяты из обращения и уничтожены после составления акта о списании копий. В карточках учета копий должны быть сделаны соответствующие отметки. Ответственность за своевременное изъятие возлагается на заведующего архивом.

Акт о списании копий подписывается заведующим архивом и начальником цеха (отдела).

По запросам цехов для сдачи изделия представителю заказчика (ПЗ) ОТД выпускает перечни ИИ и технических указаний (УТ), действующих с серии сдаваемого изделия.

Для выдачи заключения о пригодности КД по требованию главного конструктора направления (ГКН) ежегодно в ОГТ выдается полный перечень ИИ по всем изделиям. ОГТ передает перечни в цеха, которые по результатам проверки составляют акты.

КБ на основании актов цехов подписывает заключения по каждому изделию о пригодности КД к серийному производству на год и направляет их ОГТ и ПЗ. ОГТ рассылает по цехам заключения о годности КД к серийному производству на год, где они подшиваются к каждому контрольному экземпляру полного комплекта КД.

Учет, хранение и обращение копий КД других организаций

Копии КД других организаций необходимо хранить сложенными на формат А4 и скомплектованными в папки по конструктивным группам в порядке возрастания обозначений.

Копии КД необходимо учитывать по описи, которая вкладывается в папку по принадлежности.

Схема учета, хранения и обращения конструкторских документов на предприятии представлена на рис. 1.

Официальная информация передается между сотрудниками в виде документов: служебных и пояснительных записок, приказов, заявлений, договоров, контрактов, разнообразных форм, эскизных и технических проектов и др.

Часто тот или иной документ является результатом коллективного труда сотрудников: одни готовят документ, другие проверяют, исправляют, контролируют, согласовывают, утверждают, отправляют документ в вышестоящие и внешние организации или в архив.

Такое движение документов и является документооборотом.

Обязанности многих людей заключаются в том, чтобы эффективно обрабатывать поступающую информацию — генерировать ее, сортировать, анализировать, обмениваться ею со своими коллегами.

Очевидно, что им нужна помощь в организации и управлении возросшими потоками информации.

Перевод документов в электронную форму и автоматизация документооборота позволят быстрее, эффективнее и полнее осуществлять информационную обработку и обмен, оперативнее и точнее принимать решения, а значит, успешнее функционировать предприятию.

Для оптимизации комплексной автоматизации рекомендуется внедрение системы автоматизированного проектирования технологических процессов ВЕРТИКАЛЬ. Это позволит получить ряд существенных преимуществ:

  • проектировать технологические процессы в нескольких автоматизированных режимах;
  • рассчитывать материальные и трудовые затраты на производство;
  • формировать все необходимые комплекты технологической документации, используемые на предприятии;
  • вести параллельное проектирование сложных и сквозных техпроцессов группой технологов в реальном времени;
  • поддерживать актуальность технологической информации с помощью процессов управления изменениями;
  • обеспечивать инженерный документооборот в части заявок на проектирование средств технологического оснащения.

В то же время в САПР ТП ВЕРТИКАЛЬ входит универсальный технологический справочник, предоставляющий пользователям всю необходимую справочную информацию, а также позволяющий организовать и развивать базы данных предприятия.

Данная система поддерживает все бизнес­процессы электронного инженерного документооборота, в том числе управление технологическими изменениями и заказ на разработку специальных средств технологического оснащения.

В ней применен качественно новый подход к организации данных о технологических процессах, основанный на объектной модели представления и обработки информации.

В системе реализованы новейшие объектно­ориентированные методы организации технологических баз данных, СОМ­технологии, современные интерфейсные решения, открытая архитектура, основанная на компонентах ActiveX.

Рис. 2. Пример электронного учета, хранения и обращения конструкторских документов на предприятии

Схема электронного учета, хранения и обращения конструкторских документов на предприятии показана на рис. 2. Такую систему может быстро освоить пользователь с любым уровнем компьютерной подготовки.

САПР ТП ВЕРТИКАЛЬ позволяет сделать работу технолога или проектировщика быстрой и удобной.

В то же время возрастает как скорость, так и качество разработки технологических решений, в особенности на крупных и средних промышленных предприятиях или объединениях.

Литература

СТО 105 — 204 — 2010 Правила учета, хранения и обращения копий конструкторских документов в цехах и отделах.

САПР и графика 10`2012

ПРИЕМО-СДАТОЧНЫЙ АКТ

передачи конструкторской (технологической документации)
(подлинников, дубликатов или копий)

наименование передаваемой документации

«________ «______________________г.

Мы, нижеподписавшиеся: представитель (ли)

наименование предприятия,

передающего документацию, должность, фамилия, инициалы

с одной стороны, и представитель (ли)

наименование предприятия,

принимающего документацию, должность, фамилия, инициалы

с другой стороны, составили настоящий акт в том, что

наименование предприятия, представляющего документацию

передал

наименование предприятия, принимающего документацию

принял

конструкторской (технологической) документации на подлинники,

дубликаты или копии

наименование и обозначение изделия

согласно прилагаемой описи.

Сдал (и) Личная Расшифровка

подпись подписи

Принял(и) Личная Расшифровка

подпись подписи

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ОПИСЬ № непередаваемых подлинников конструкторской (технологической) документации

на

наименование изделия

№ п/п.

Обозначение

Наименование

Кол. листов в документе

Местонахождение

Составил

должность, подпись, фамилия, инициалы, дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ОПИСЬ №

ГОСТ 2.504″—81 Стр. *

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Рекомендуемое

передаваемых_конструкторской документации*

подлинников, копий или дубликатов

Примечание. При передаче подлинников и дубликатов графу «Кож экз.» не заполняют.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 Рекомендуемое

ОПИСЬ №

непередаваемых подлинников конструкторской документации

УЧЕТ И ОБРАЩЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГОСТ 2.501-68 (СТ СЭВ 159-83),

ГОСТ 2.502-68 (СТ СЭВ 3333-81). ГОСТ 2.503-74 (СТ СЭВ 1631-79),

ГОСТ 2.504-81, ГОСТ 2.505-82 (СТ СЭВ 4405-83), ГОСТ 2.506-84

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ Мосиаа

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ СОЮЗА ССР

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

УЧЕТ И ОБРАЩЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГОСТ 2.501-68 (СТ СЭВ 159-83),

ГОСТ 2.502-68 (СТ СЭВ 3333-81), ГОСТ 2.503-74 (СТ СЭВ 1631-79), ГОСТ 2.504-81, ГОСТ 2.505-82 (СТ СЭВ 4405-83), ГОСТ 2.506-84

Издание официальное

МОСКВА — 1985

Стр. 8 ГОСТ 2.504-41

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Рекомендуемое

ПРИЕМО-СДАТОЧНЫЙ АКТ передачи конструкторской документации (подлинников, дубликатов или копий)

наименование передаваемой документации я-«_ 19 Г.

Мы, нижеподписавшиеся: представитель (ли) _

наименование предприятия,

передающего документацию, должность, и. о. фамилия

с одной стороны, и представитель (ли) _

наименование предприятия,

принимающего документацию, должность, и. о. фамилия

с другой стороны, составили настоящий акт в том, что-

наименование предприятия, представляющего документацию

передал

наименование предприятия, принимающего документацию

принял

конструкторской документации на подлинники, дубликаты или копии

наименование и обозначение изделия

согласно прилагаемой описи.

Сдал (и) Принял (и)

■одииеь (и)

яодммь (и)

98

на ____

наименование изделия

пп.

Обозначение

Наименование

Кол. листов в докум.

Местонахождение

1

2

3

4

5

Составил

должность, иодкиеь и. о. фамилия, дата

4*

ОПИСЬ № учтенных абонентов и применяемости документации

на

наименование изделия

№ п/п.

Обозначение

Наименование

Кол.

Применяемость

Абоненты

Составил

должность, подпись, фамилия, инициалы, дата

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАНЫ И ВНЕСЕНЫ Государственным комитетом СССР по стандартам

ИСПОЛНИТЕЛИ

П.А. Шалаев, канд. техн. наук; Б.С. Мендриков; С.С. Борушек; В.Г. Мартынов; Л.Д. Амирджанянц; Г.В. Санникова

2. УТВЕРЖДЕНЫ И ВВЕДЕНЫ В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28.09.88 № 3306

3. ВЗАМЕН ГОСТ 2.504-81

4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *