0

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

Итоги

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

  1. Локальные акты компании

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). При этом в расходы по прибыли можно включить сумму возмещений в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92: не более 1 200 руб. в месяц за авто с объемом двигателя до 2 000 м3 и 1 500 руб. – свыше 2 000 м3.

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Алгоритм оформления путевого листа см. в материале «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

  1. Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

  1. Возмещение транспортных затрат на такси

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Документально подтверждены

Расходы учитывают для целей налогообложения прибыли при условии их соответствия требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. То есть указанные расходы должны быть экономически оправданы, подтверждены документами и осуществлены для деятельности, направленной на получение дохода. Организация не сможет включить расходы в затраты при расчете налога на прибыль, если не будет подтверждающих документов.

Напомним, отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов.

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Пример

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Работодатель оплачивает работнику проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно. Работник поехал на сессию и вернулся обратно на личном транспорте (1000 км от места работы). Работник представил чеки на бензин.
Обязан ли был работодатель в данном случае оплатить проезд к месту учебы и обратно, учитывая, что все условия для выплаты компенсации соблюдаются? Если был обязан, то как документально оформить выплату компенсации?

14 января 2020

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Работодатель обязан оплатить проезд работника к месту учебы любым транспортом, в том числе и личным.
В локальном нормативном акте организации следует отразить способ определения стоимости проезда работника на личном транспорте, перечень необходимых документов, представляемых работником.
Для возмещения расходов работнику следует представить справку-вызов от учебного заведения, чеки ККТ автозаправочных станций (копии чеков) на оплату ГСМ, копии документов на автомобиль.

Обоснование позиции:
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ плательщик налога на прибыль организаций (далее — налог на прибыль) вправе при налогообложении прибыли уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Пункт 13 ст. 255 НК РФ позволяет налогоплательщику учесть в составе расходов на оплату труда расходы в виде среднего заработка, сохраняемого в соответствии с законодательством Российской Федерации на время учебных отпусков, предоставляемых работникам налогоплательщика, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно.
Главой 26 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) предусмотрены гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением.
Согласно ст. 173 ТК РФ работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка.
В свою очередь, в соответствии с абзацем девятым ст. 173 ТК РФ работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно.
Также оплачивается проезд к месту учебы и обратно работникам, осваивающим программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ)*(1).
В обязательном порядке гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые (часть первая ст. 177 ТК РФ)*(2).
Порядок оплаты стоимости проезда, в том числе виды транспорта, проезд на которых работником подлежит оплате, приведенные нормы трудового законодательства не регламентируют, позволяя работодателю конкретизировать эти условия в локальных нормативных актах (ст. 8 ТК РФ).
Таким образом, при условии соответствия расходов критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, работодатель вправе при налогообложении прибыли уменьшить полученные доходы на сумму расходов по оплате проезда к месту учебы и обратно работника, который обучается по специальности, соответствующей трудовым обязанностям, в составе расходов на оплату труда (смотрите также письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-03-04/1/389).
Порядок оплаты проезда к месту учебы и обратно законодательством не предусмотрен.
Нормативно не закреплен и перечень подтверждающих стоимость проезда документов, которые должен представить работодателю обучающийся работник. Полагаем, что в общем случае для возмещения сотруднику расходов в общем случае представляется справка-вызов от учебного заведения (часть четвертая ст. 177 ТК РФ. утвержденная приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368) и первичные документы, подтверждающие расходы работника на проезд к месту учебы и обратно.
Кроме того, полагаем, что работодатель может оплатить расходы работника на проезд, подтверждаемые впоследствии проездными документами, до его отъезда к месту учебы либо компенсировать понесенные им расходы после его возвращения с учебы.
Ввиду того, что способ проезда к месту обучения в трудовом законодательстве не уточняется, организация вправе компенсировать стоимость проезда сотрудникам, добирающимся до места учебы и обратно на личном транспорте. Так, из буквального толкования части третьей ст. 173 ТК РФ следует, что работодатель обязан оплатить проезд работника к месту учебы любым транспортом (в том числе и личным)*(3). Расходы при этом должны быть разумными (проезд должен оплачиваться по целесообразному маршруту).
Как было отмечено в решении Североморского городского суда Мурманской области от 25.04.2012 N 2-693/2012 (с текстом можно ознакомиться, перейдя по ссылке: http://docs.pravo.ru/document/view/42348070/?&), учебный отпуск является одним из видов дополнительно оплачиваемых отпусков по смыслу части 1 ст. 116 ТК РФ, а также средством, с помощью которого обеспечивается осуществление предоставленных работникам гарантий и компенсаций в области социально-трудовых отношений (ст. 164 ТК РФ). Таким образом, право на возмещение расходов по проезду к месту нахождения учебного заведения и обратно гарантировано законодателем. При этом ограничений по использованию видов транспорта для проезда во время использования дополнительного отпуска и по порядку подтверждения понесенных работником расходов положения ст. 173 ТК РФ не содержат. Более того, возможность использования личного транспорта к месту проведения отпуска и обратно в целом допускается трудовым законодательством, а именно положениями ст. 325 ТК РФ для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В разрешении спора суд применил по аналогии Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее — Правила) (утверждены постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455). В частности, в п. 8 Правил установлено, что компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.
С учетом изложенного полагаем, что, поскольку порядок оплаты проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно нормативными правовыми актами не определен, организации целесообразно его установить в локальном нормативном акте.
В данном документе следует отразить, каким образом производится оплата проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно, способ определения стоимости проезда работника на личном транспорте, перечень необходимых документов, представляемых работником.
Например, организация может установить, что стоимость проезда будет определяться исходя их нормативного расхода ГСМ, установленного изготовителем. Для подтверждения факта несения затрат могут быть представлены чеки ККТ автозаправочных станций (копии чеков) на оплату ГСМ на даты, предшествующие или совпадающие с началом и концом учебного отпуска, копии документов на автомобиль.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Вопрос: По какому коду вида расходов (КВР) следует провести расходы по оплате проезда к месту учебы работнику, совмещающему работу и обучение? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2019 г.)
— Энциклопедия решений. Документы, необходимые для предоставления учебного отпуска работникам, совмещающим работу с получением образования;
— Путеводитель по кадровому делу: Время отдыха. Отпуска. Учебный отпуск (подготовлен экспертами компании «ГАРАНТ»).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

Ответ прошел контроль качества

27 июня 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Евгении (г. Калуга)

Наша организация применяет УСН с объектом ДОХОДЫ. Исполнительный директор проживает в другом городе. Директор принял решение возмещать расходы на проезд. Входит ли сумма возмещения в ФОТ, нужно ли на эти суммы начислять взносы ФСС травматизм, ПФР и удерживать НДФЛ? Как правильно оформить возмещение расходов на проезд сотруднику?

Основанием для возмещения расходов на проезд директора от места его проживания до места работы и обратно может служить трудовой договор либо локальный нормативный акт (приказ).

В том случае, если такая выплата предусмотрена трудовым договором, у организации-страхователя возникает объект обложения страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

Спорной является ситуация, при которой возмещение стоимости проезда директора не будет определено трудовым договором (то есть имеется только приказ). Из буквальной трактовки ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ следует, что такие выплаты объектом обложения страховыми взносами не являются (как не предусмотренные трудовым договором). Однако на этот счет уже имеются разъяснения Минздравсоцразвития РФ и они не в пользу страхователей.

📌 Реклама Отключить

Так, в Письме данного ведомства от 23.03.2010 г. № 647-19 указано, что выплаты сотрудникам, которые в трудовых договорах с ними прямо не прописаны, тем не менее подлежат обложению страховыми взносами как производимые в рамках трудовых правоотношений работников с работодателем и, значит, связанные с трудовыми договорами.

Исключением являются только суммы, указанные в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, которые страховыми взносами не облагаются. Арбитражной практики по данному вопросу пока нет, поскольку Закон вступил в силу недавно (с 1 января 2010 г.). Поэтому если вы не хотите рисковать, то взносы с такой выплаты лучше начислять, в независимости от того, какой документ ее предусматривает.

В отношении НДФЛ нужно учитывать следующее. Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 Кодекса.

📌 Реклама Отключить

Согласно п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.

Оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Не подлежат обложению все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Поскольку компенсация проезда работнику до места его работы и обратно законом не установлена, считаю, что она признается его доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ на общих основаниях. По мнению Минфина, облагаемого дохода в связи с отсутствием экономической выгоды не образуется только в том случае, если работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом и организация вынуждена организовать их доставку (например, при ночном графике работы или если обособленное подразделение организации находится в населенном пункте, в который не ходит общественный транспорт) (см., н-р Письма от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434).

📌 Реклама Отключить

Страховые взносы в ФСС на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве на рассматриваемые выплаты также начисляются, поскольку они в Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 г. N 765, не включены.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Итоги

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

admin

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *