Мы все чаще сталкиваемся с заключением договоров путем обмена сканами документов по электронной почте или мессенджеру: ватсап, вайбер. Что делать если сторона такой сделки отрицает заключение договора или оспаривает его условия?
Практикующие юристы единогласно считают, что такие договоры являются заключенными, а доказывать фактические обстоятельства следует путем нотариального заверения электронной переписки. Заверение электронной почты может потребоваться и в других ситуациях, например при доказывании исполнения договора, его расторжения, направления юридически значимых сообщений (ст.165.1 ГК РФ), письменного подтверждения иных обстоятельств.
Процедура нотариального заверения электронной переписки более сложная и трудоемкая чем процедура заверения сайтов, поскольку требует авторизации под учетными данными, предоставляемыми Заявителем, а почтовые сервисы различаются интерфейсом и функциональными возможностями.
Если нотариальное заверение не подходит вам по стоимости или в виду экстренной срочности, используйте Мобильное приложение ShotApp для фиксации доказательств электронной переписки в приложении на смартфоне.
Как заверить электронную переписку у нотариуса?
Основные правила заверения электронной переписки при помощи программного комплекса «Вебджастис»:
- Заверение электронной переписки происходит в офисе нотариуса с технических средств (компьютера) нотариуса с использованием специального ПО. Поэтому к электронному почтовому ящику заявителя должен иметься удаленный доступ через браузер (Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera и т.д.), т.е нужна ссылка на страницу авторизации в почтовом ящике. Иными словами нотариус не приходит в офис компании и не заверяет электронные письма с компьютера ее сотрудников.
- Для заверения переписки необходима авторизация из-под учетной записи Заявителя. Следовательно нужен логин, и временный пароль, который вы измените на постоянный после завершения нотариального действия.
- Для исключения недопонимания (нотариус не занимается поиском и отбором писем среди прочих в вашем ящике) перед заверением необходимо создать в вашем эл.почтовом ящике папку «Нотариус», в которую переместить письма, подлежащие заверению.
- В ходе заверения переписки возможно заверение вложенных файлов (документов) с приобщением их распечаток к нотариальному протоколу.
- В рамках одного нотариального протокола может быть заверен только один электронный почтовый ящик.
- Количество писем, подлежащих заверению в рамках одного нотариального протокола не ограничено.
Стоимость заверения возможно определить после получения информации о количестве писем и вложений, либо предоставления доступа к почтовому ящику, где создана папка «Нотариус» в которую вы переместите письма, подлежащие заверению:
- Инструкция как создавать папки в Яндекс.Почте
- Инструкция как создавать папки в MAIL.RU
- Инструкция как создавать папки (ярлыки) в GMAIL
Минимальная стоимость протокола нотариального осмотра электронного почтового ящика составляет 10200 р. Конечная стоимость нотариального протокола зависит от количества заверяемых писем и вложений с учетом установленных нотариальных тарифов. Для расчета стоимости заверения электронной переписки воспользуйтесь нашим калькулятором.
Заверение электронной почты оформляется нотариальным протоколом осмотра информации, который включает в себя:
- текстовую часть с описанием процесса осмотра, перечень писем, их реквизиты (дата, время, отправитель, получатель), имена вложенных файлов и пр.;
- приложения: технические приложения, скриншоты писем, распечатки вложенных файлов (документов), документы, подтверждающие квалификацию специалиста в случае его привлечения нотариусом.
Протокол прошивается, скрепляется печатью и подписью нотариуса. Пример протокола.
Такой порядок позволяет гарантировать, что заверенные письма и вложения действительно поступали и/или отправлялись в указанную дату и время на соответствующие адреса электронной почты.
ЗАВЕРИТЬ ЭЛ.ПОЧТУ
Как проходит процедура удостоверения
Согласно 44.2 ст. Основ законодательства Российской федерации о нотариате (в ред. Федерального закона от 29.12.2015 № 391-ФЗ), процедура нотариальных действий в электронной форме выглядит так:
- Нотариус удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.
- Затем сканирует бумажный документ, соблюдая действующие технические требования Минюста России. Обратите внимание, нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.
- К скану документа нотариус создает квалифицированную электронную в формате отсоединенной подписи. То есть подписанный документ и подпись к нему сохранятся в разных файлах.
- Если формат документа подразумевает подпись заявителя (например, доверенность на совершение действий от лица заявителя), он тоже должен подписать документ своей квалифицированной электронной подписью.
- Электронный документ и подпись к нему записывают на любой носитель (например, флеш-карту) или отправляют на нужный е-мейл.
